1. TOP
  2. QT PRO 公式blog
  3. テレワークの悩みを一発解決する方法とは?

QT PRO 公式blog

テレワークの悩みを一発解決する方法とは?

2020年6月25日

テレワークの悩み

新型コロナウイルスの影響で、テレワーク導入に踏み切る企業が増えている。
テレワークには、「通勤時間が短縮できる」 「目の前の業務に集中して取り組むことができる」 「ムダな会議を削減できる」 といったメリットがある一方、デメリットもいくつか報告されている。

テレワークの悩みとして一般的に挙げられているのは、次の4点である。

  1. チームワークの低下
  2. チャットでは気持ちが伝わりにくい(発言意図を誤解されやすい)
  3. 「ソロワーク」 という孤独感
  4. 勤怠管理が難しい

これら4つの悩みは生産性や業務効率にも直結しているため、早急に解決すべき問題である。

次の章からは、それぞれのデメリットについて、より詳しい内容と対策をご紹介する。4つの悩みへの対策を行うことでテレワークの導入は円滑になるので、ぜひ試してほしい。

課題1. チームワークの低下

テレワークでは、職場のようにface-to-face(対面)のコミュニケーションができないため、情報共有や作業連携などのチームワークが損なわれるとの懸念が多い。
特に、オンラインコミュニケーションの機会や文化が少なかった職場では、これは深刻な問題になり得る。
チームワークの低下は、パフォーマンス(効率性や生産性)の低下を意味するからだ。

そこで、チームワーク低下の対策として考えられるのが、ビジネスチャットツールの導入だ。
いまは多くの企業で、社員同士のコミュニケーションを促進する目的でビジネスチャットツールが導入されている。企業規模や用途、利用頻度などに応じて適切なツールを選択することが、チームワークを低下させないための第一歩である。

代表的なビジネスチャットツールを、以下にご紹介する。

Microsoft Teams

Teamsは、マイクロソフト社が展開するビジネスコミュニケーションツール。

Teams最大のメリットは、マイクロソフト社のWordやExcelとの親和性が非常に高いことである。ファイルの共有や共同編集がTeams上で容易に行えるので、複数人が関わるプロジェクトも円滑に進められる。
もちろん、チャットや音声・ビデオ通話機能も標準で備えており、無料で利用できる。

∗「Microsoft Teams」は、米国Microsoft Corporationおよびその関連会社の商標です。

direct

ビジネスチャットツール「direct」 は、法人利用に特化した国産チャットツール。

  • チームごとにチャットグループの編成が可能
  • 後からチームに参加したメンバーも過去のチャットのやり取りを全て閲覧可能
  • 動画や画像の共有が簡単で、動画視聴の際には4段階でスピードを調整可能
  • ビジネスに使いやすいスタンプが標準搭載

料金プランは月額6,000円(税抜)~。
プランによって使用できる人数や共有できるデータ容量などが異なる。

詳しくは、以下のページをチェックしてほしい。

∗「direct」は株式会社L is Bが提供するサービスであり商標です。

課題2. チャットで気持ちが伝わりにくい

テレワークが中心になると、どうしてもチャット中心のコミュニケーションになるが、テキストで気持ちを伝えるのが難しいと感じている人は多い。

対面のコミュニケーションなら、表情やしぐさなどで細かな気持ちやニュアンスを伝えられるが、チャットではそれが難しい。表現がダイレクトになりすぎたり、誤解されたりするのだ。
ビジネスチャットでは「情報共有よりも、まずは感情共有を優先すべきだ」ともいわれており、絵文字やアイコンでチーム内での感情表現のハードルを下げることで心理的安全性が高まり、結果的に誰もが発言しやすい雰囲気を醸成できる。また感謝やお礼を伝える際は少しオーバーに伝えることを意識したい。
例えば、「!」 や「?」 などの記号を多用したり、あるいはスタンプを使って少しユーモアを交えて伝えたりする、などである。

あとは短く端的な文章を書くスキルを身につけること。伝えづらい内容ほどシンプルに、そして大切な話ほど冒頭にもってくる。相手への行き過ぎた気遣いや配慮から、やたらと言葉書き連ねるのは不要である。

課題3.「ソロワーク」という孤独感

テレワークが「ソロワーク」 になりがちなことも、悩みの一つである。
仕事仲間との対面コミュニケーションが激減し、一人で仕事をしているかのような感覚になり、孤独感を覚える人が多いのだ。この孤独感は、チャット上のテキストコミュニケーションだけで埋められるものではない。

孤独感を覚える社員が増えれば、それはチームや会社全体のパフォーマンス低下につながる。
だからこそ、オンラインならではの孤独感や不安を解消し、安心して発言したり行動を選択したりできるような環境を構築しないといけない。

そこで有効なのが、Web会議システムの導入だ。

孤独感の解消とチームの一体感を高める目的で、定期的にWeb会議を開催している企業は多い。
また、クライアントとの打合せに、Web会議を活用するケースも今後確実に増えてくる。その意味でも、Web会議システムは導入する価値があるはずだ。

主なWeb会議システムをご紹介する。

V-CUBEミーティング

V-CUBEミーティングは、通算5,000社以上の導入実績を誇る、13年連続トップシェア※1のWeb会議システム。
トップシェアならではの高品質・安心感・セキュリティの高さに加え、以下の特長がある。

  • office365との連携が可能
  • 資料やPC画面の共有が可能
  • 音声認識技術により外国語使用時には同時通訳機能搭載

詳しくは、以下のページをチェックしてほしい。

※1 株式会社シード・プランニング「2020ビデオ会議/Web会議の最新市場とビデオコミュニケーション機器サーピス動向

∗「V-CUBEミーティング」は株式会社ブイキューブが提供するサービスであり、商標です。

RemoteMeeting

RemoteMeetingは、手軽さが魅力のWeb会議システム。
プログラムのインストール不要で、ブラウザ上でWeb会議を実施することができる。

特徴は以下の通りである。

  • 議事録機能搭載
  • ドキュメントや画面の共有機能搭載
  • チャット機能搭載

IDごとに課金される仕組みと、使用時間に応じて課金される仕組みの2通りのプランがある。

Web会議システムもビジネスチャットツールと同様、用途や利用頻度、最大利用人数などを踏まえて、規模に合ったものを選ぶと良いだろう。

詳しくは、以下のページをチェックしてほしい。

∗「RemoteMeeting」は、RSUPPORT社が提供するサービスであり商標です。

課題4. 勤怠管理が難しい

最後にご紹介するのが、勤怠管理の難しさである。

テレワークでも労働基準法が適用されるため、経営者は以下の点に留意しなくてはならない。

労働条件の明示

雇用者はテレワーク勤務者に対して、賃金や労働条件などを明示する必要がある。これは通常の勤務体系のときと同じだ。

労働時間制度と注意点

円滑にテレワークを運用するために、様々な労働時間制度を適用することが可能だが、それぞれ注意点が存在する。

詳細な規定は、厚生労働省の以下資料を参照していただきたい。
https://www.mhlw.go.jp/content/000545678.pdf

中抜け時間の扱い

テレワークでは、いわゆる「中抜け時間」 が発生しやすい。例えば、銀行や役所に行くために1時間ほど業務を離れる、といった時間が中抜け時間に該当する。

中抜け時間は休憩時間として扱い、始業・終業時刻の繰り上げもしくは繰り下げで対応できる。
あるいは、中抜け時間を時間単位の年次有給休暇として扱うことも可能だ。
いずれにせよ、就業規則への明記が必要になり、テレワークスタッフへの周知も欠かせない。

フレックス勤務制

フレックス勤務制は、始業・終業時間をテレワークスタッフが柔軟に決定できる制度だが、この場合も労働時間の正確な把握は欠かせない。また、清算期間や清算期間における1日の総労働時間、コアタイムなどを定める必要もある。

事業場外みなし労働時間制

労働時間の正確な把握が困難な場合には、事業場外みなし労働時間制を採用することも可能だ。
この場合、テレワークスタッフは所定労働時間を満たしたものとして扱われる。ただし、労働時間を適切に管理する責任がなくなるわけではない。労働時間が超過しているようなら、業務量の調整などが必要である。

裁量労働制

裁量労働制は、みなし労働時間制の一つで、実際の労働時間に関係なく、契約で定めた労働時間分を働いたものとする制度だ。個別の労務管理の手間を軽減できるメリットがあるが、裁量労働制の適用には厳しい要件が定められている。

休憩時間

休憩時間については、本来一斉取得する義務があるが、テレワークスタッフについては各々のタイミングで取得することが認められる。ちなみに、アポ先への移動時間は労働時間と見なされるので注意が必要だ。この場合、別途休憩時間を確保させなければいけない。

時間外労働や休日労働

テレワーク勤務者に対しても、時間外労働や休日労働を命じるためには36協定の締結や、協定に基づく割増賃金の支払いが義務付けられている。そのため、各テレワークスタッフに始業・終業時間の報告を徹底させて、労働時間の実態を正確に把握する必要がある。

長時間労働対策

テレワークにより、長時間労働を招いてしまう危険性についても指摘されている。
そこで、以下の点に注意する必要がある。

  • 時間外におけるメールやチャットツールでの連絡を控えること
  • 休日や時間外での業務を原則として禁止すること
  • システムへのアクセス制限(時間外にはアクセスできないように設定)
  • 長時間勤務者への注意喚起

以上の対策により、テレワーク導入による長時間労働対策を行うべきである。

まとめ

新型コロナウイルス対策のためにテレワークを導入する企業が増えている。
最初は不便やデメリットを感じる点があるテレワークも、ツールの活用や慣れ、制度の整備などにより、円滑な業務環境が整えられるはずである。今回の記事を、その参考にしていただければ幸いである。

資料請求・お問合せ

資料請求やお問合せは下記からお願いいたします。